确定年会主题和目的

首先需要确定年会的主题和目的，这有助于确定年会的整体风格、活动内容和形式，主题和目的应该与公司的文化、业务和发展战略相符合。

预算制定

根据年会的规模、活动内容、场地租赁、餐饮、音响设备等因素，制定详细的预算计划，预算应该合理分配，确保各项活动能够顺利进行。

场地选择与布置

选择适合的场地，如公司内部会议室、酒店宴会厅或外部活动场地等，根据主题和目的进行场地布置，包括舞台设计、灯光音响、座椅摆放等。

活动策划与安排

根据年会的主题和目的，策划各种活动，如欢迎致辞、员工表演、游戏互动、颁奖典礼等，合理安排活动时间，确保活动内容丰富多样，让参与者能够充分享受年会的乐趣。

邀请函制作与发送

制作邀请函，包括年会的时间、地点、主题、活动安排等信息，通过邮件、短信或快递等方式将邀请函发送给参会人员。

节目排练与彩排

如果有员工表演环节，需要安排节目排练和彩排，确保表演质量，需要与表演者沟通，了解他们的需求和意见，以便更好地安排活动。

餐饮安排

根据预算和参会人数，安排合适的餐饮，确保参会人员能够享受到美味可口的餐食。

现场执行与协调

在年会当天，需要安排专人负责现场执行与协调，包括活动流程控制、音响灯光控制、安全保卫等，需要随时关注参会人员的反馈，及时调整活动安排。

年会结束后，进行后期总结与反馈，收集参会人员的意见和建议，总结年会的成功经验和不足之处，这些经验和教训可以为今后的年会策划提供参考。